| 
Oplossing: het digitaal personeelsarchief
Ondersteunt de HR kernprocessen en verhoogt de productiviteit.
HRM-medewerkers zijn over het algemeen veel tijd kwijt met het aanmaken, kopiëren, distribueren, archiveren en zoeken van documenten. Door het verminderen van de administratieve last blijft er voor de HRM-medewerkers meer tijd over voor de kerntaken rondom de instroom, doorstroom en uitstroom van personeel.
Wet- en regelgeving vereisen daarnaast een steeds grotere mate van transparantie in archivering en dossiervorming van personeelsgegevens.
Met het digitaal personeelsarchief wordt de administratieve last verminderd, heeft u altijd en overal toegang tot de gewenste HRM documenten en voldoet u aan alle eisen die de wettelijke bewaarplicht en privacywetgeving aan uw organisatie stelt.
RaamProducts biedt organisaties voor haar digitaal personeelsarchief een HR-template installatie.
De HR-template installatie zorgt ervoor een organisaties na de installatie van de ImageSilo of PaperVision Enterprise productsuite direct van start kan gaan. De benodigde implementatie tijd, gerelateerde kosten en inspanning kunnen hierdoor tot het minimum beperkt worden.
Voor organisaties die beschikken over een personeelsinformatiesysteem of HRM-applicatie is het mogelijk om direct vanuit de bestaande applicatie een integratie te realiseren met het digitaal personeelsarchief.
Voordelen van het digitaal personeelsarchief
- Documenten zijn overal en altijd toegankelijk en up-to-date.
- Geen zoekgeraakte documenten.
- Voldoet aan wet- en regelgeving met betrekking tot dossierbeheer en privacywetgeving.
- Efficiënter en effectiever HRM-proces.
- Integratie met bestaande personeelsinformatie systemen of HRM-applicaties behoort standaard tot de mogelijkheden.
- De informatie is integraal beschikbaar voor de HRM-afdeling, manager, medewerker en indien gewenst externe betrokkenen.
- Indien gewenst kan het document verwerkingsproces geautomatiseerd worden.
- Geen archiefruimte en kosten voor ordners etc.
- Beperken van de tijdrovende handelingen van de HRM medewerkers.
- Bestand tegen calamiteiten.
- Weinig tot geen nabewerking bij overdracht van de dossiers.
Het toevoegen van documenten aan het digitaal personeelsarchief.
Het toevoegen van documenten aan het digitaal personeelsarchief kan op diverse wijzen en zowel handmatig als automatisch plaatsvinden.
1.Scannen van de documenten middels een dedicated document scanner.
2.Scannen van de documenten middels een Multi Functionele Copier.
3.Direct vanuit de MS-Office applicatie (bijvoorbeeld emails en Word documenten).
4.Output bestanden (bijvoorbeeld salarisslips)
Handmatig plaatsen van documenten in het digitaal personeelsarchief
Gescande en MS-Office documenten kunnen middels Scan2ImageSilo of Scan2PaperVision vanaf de werkplek van de HRM-medewerker in het digitaal archief geplaatst worden.
Het enige wat de HRM-medewerker doet is de gewenste locatie binnen het digitaal archief aan te geven waar het document geplaatst moet worden en de metadata (kenmerken behorende bij het document). Na deze handelingen wordt het document automatisch in het digitaal personeelsarchief opgeslagen en is direct te raadplegen.
Automatisch plaatsen van documenten in het digitaal archief danwel personeelsinformatiesysteem/HR-applicatie.
De PaperVison Capture maakt het mogelijk om barcodes op een gescand document te herkennen en de gevens uit de barcodes te extraheren. Op basis hiervan kan het document automatisch in het digitaal archief danwel personeelsinformatiesysteem/HR-applicatie geplaatst worden.
 |
Toepassingsgebied: |
Automatische routing van documenten.
Op het moment dat een document met een unieke barcode (met personeelsgegevens en het type document bijvoorbeeld “arbeidscontract”) gescand is kan PaperVision Capture de workflow van het betreffende document automatisch afstarten. Volgens een gedefinieerde route wordt het document automatisch verstuurd naar de volgende stap in het proces: direct naar het juiste personeelsdossier of naar de verantwoordelijke HRM- medewerker.
Het terugzoeken van documenten in het digitaal personeelsarchief.
Alle documenten behorend in het personeelsdossier (identiteitsbewijzen, arbeidscontracten, evaluatieformulieren, diploma’s etc) liggen opgeslagen in het beveiligd archief welke voldoet aan aan wet- en regelgeving en voorziet in de privacybescherming. Als organisatie bent u op deze gronden niet meer verplicht om de originele documenten in hardcopy vorm te bewaren.
Het digitaal personeelsarchief kan zo worden ingericht dat het alleen toegankelijk is voor de afdeling personeelszaken. Het is ook mogelijk om personeelsleden toegang te geven tot hun eigen dossier of managers de rechten te geven de dossiers van zijn of haar medewerkers in te zien.
Zelfs aan externe betrokkenen kan toegang tot (een gedeelte van) het personeelsarchief verleend worden.
Het dossier is altijd en op elke werkplek toegankelijk voor iedereen die daartoe geautoriseerd is. ImageSilo of Papervision Enterprise producstsuite is een web applicatie waardoor ook ondernemingen met meerdere vestigingen altijd over up-to-date informatie kunnen beschikken. Met het ImageSilo of PaperVision Enterprise product suite digitaal personeelsarchief kunnen organisaties snel en gefundeerd beslissingen nemen.
Onderstaand is de gebruikers interface van de ImageSilo of PaperVision Enterprise productsuite weergegeven. Vanaf deze plek kan men de documenten aanwezig in het digitaal personeelsarchief opvragen en inzien.
Op basis van de (vrij in te richten) indexvelden op de profielkaart kan men de documenten zeer eenvoudig en binnen enkele seconden terugvinden. In onderstaand voorbeeld zou bijvoorbeeld gezocht kunnen worden op personeelsnummer, naam, documenttype, afdeling etc.
Nadat de zoekopdracht is uitgevoerd worden de resultaten getoond. Door dubbel te klikken op één van de regels in de resultatenlijst wordt het document in de document viewer weergegeven en worden de bijbehorende metadatagevens in de profielkaart getoond.
Uiteraard is het mogelijk om het aantal zoekresultaten te veminderen door een verfijning in de zoekopdracht aan te brengen.
Documenttypes
Eén van de zoekmogelijkheden binnen het digitaal personeelsarchief is te zoeken op documenttype. Dit kan plaatsvinden voor een specifiek personeelslid maar eventueel ook over afdelingen of voor de gehele organisatie. Documenttypes zijn: aanstellingsbrief, arbeidsovereenkomst, curriculum vitae etc.
Aan ieder document kan een bewaartermijn toegekend worden. Op basis hiervan wordt automatisch de vernietigingsperiode berekend en is het vrij eenvoudig om de juiste documenten te bewaren en te vernietigen afhankelijk van wet- en regelgeving.
Voorbeelden van documenttypen en hun bewaarplicht.
- Arbeidsovereenkomst – bewaren tot 2 jaar na beëindiging van het dienstverband.
- Kopie identiteitsbewijs – bewaren tot 5 jaar na beëindiging van het dienstverband.
- Salarisafspraken – bewaartermijn van 7 jaar
Vanuit het digitaal personeelsarchief is het mogelijk om:
- Documenten te zoeken.
- Documenten te emailen.
- Documenten digitaal te routen door de onderneming
- Documenten te printen.
- Een kopie van een document lokaal op te slaan.
- Een document scherm groot weer te geven.
Versiebeheer.
Integraties te realiseren met personeelsinformatiesystemen en HR applicaties.
Bepaalde vertrouwelijke gegevens in documenten zoals het Burger Service Nummer(BSN) af te schermen.
