| 
There are no translations available.
Algemene bedrijfsmatige documenten |
Hoe lang moet u uw administratie bewaren volgens de belastingdienst
klik hier voor meer informatie
|
Document / gegevens |
Minimale bewaartermijn | Maximale bewaartermijn | Ingangsdatum bewaartermijn | Vastgelegd in | |
|---|---|---|---|---|---|
| Jaarrekening, accountantsverklaring e.d. | 7 jaar | vanaf datum opstellen | BW art. 2: 394 BW | ||
| Winst- en verliesrekening | 7 jaar | vanaf datum opstellen | art. 2: 10 en 3: 15a BW | ||
| Administratie na ontbinding rechtspersoon | 7 jaar | na ontbinding | art. 2: 24 BW | ||
| Dividendnota's | 5 jaar | na opstellen | art. 3 uitvoeringsbeschikking dividendbelasting | ||
| Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed | 10 jaar | Volgend op het jaar waarin men het goed is gaan bezigen. | art. 34a Wet op de omzetbelasting | ||
| Ledenadministratie van een coöperatie met aansprakelijkheid van de leden | 10 jaar | na aanvraag van het lidmaatschap | art. 2: 61 BW | ||
| Subsidie administratie | 10 jaar | vanaf datum administreren | art. 4: 69 Algemene Wet Bestuursrecht | ||
Fiscale documenten |
|||||
| Document / gegevens | Minimale bewaartermijn | Maximale bewaartermijn | Ingangsdatum bewaartermijn | Vastgelegd in | |
| Grootboek, debiteurenadministratie, crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie en loonadministratie | 7 jaar | vanaf 1 januari na het opstellen | art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet | ||
| Facturen i.v.m. de omzetbelasting | 7 jaar | na opstellen c.q. ontvangst | art. 31 Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting | ||
| Identificatiebewijs (op grond van Wet Identificatieplicht) | 5 jaar | na einde dienstverband | art. 23 a Uitvoeringsregeling loonbelasting | ||
Vervoer |
|||||
| Document / gegevens | Minimale bewaartermijn | Maximale bewaartermijn | Ingangsdatum bewaartermijn | Vastgelegd in | |
| Persoonlijk controleboekje | 12 maanden | na de laatste aantekening | art. 12 Europese Overeenkomst arbeidsvoorwaarden internationaal vervoer | ||
| Register van werkboekjes | 12 maanden | na de laatste aantekening | art. 25 Beschikking werkmap | ||
| Registratiebladen | 1 jaar | na het gebruik | art. 5 Beschikking gebruik Tachograaf | ||
Personeelsgegevens |
|||||
| Document / gegevens | Minimale bewaartermijn | Maximale bewaartermijn | Ingangsdatum bewaartermijn | Vastgelegd in | |
| Sollicitatiebrieven, - formulieren, getuigschriften en verklaring omtrend gedrag | 4 weken zonder toestemming, 1 jaar met toestemming van de sollicitant | na beëindiging sollicitatieprocedure | Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) | ||
| Arbeidsovereenkomst en wijzigingen | 2 jaar | einde dienstverband | art. 52 Wet Rijksbelastingen | ||
| Wijzigingen arbeidsovereenkomst | 2 jaar | einde dienstverband | art. 52 Wet Rijksbelastingen | ||
| Correspondentie over benoemingen, promotie, demotie en ontslag | 2 jaar | einde dienstverband | art. 52 Wet Rijksbelastingen | ||
| Verslagen van functioneringsgesprekken | 2 jaar | einde dienstverband | Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) | ||
| Verslaglegging in het kader Wet Verbetering Poortwachter | 2 jaar | einde dienstverband | Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) | ||
| Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen | 5 jaar | einde dienstverband | art. 23 a Uitvoeringsregeling loonbelasting | ||
| Afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden | 7 jaar | einde dienstverband | Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) | ||
| Burgerlijke staat werknemer | 7 jaar | einde dienstverband | Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) | ||
| VUT-regeling | 2 jaar | einde dienstverband | art. 52 Wet Rijksbelastingen | ||
| Afspraken inzake werk OR | 2 jaar | einde lidmaatschap | Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) | ||
| Loonbeslagen | tot opheffing | Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) | |||
| Gegevens betreffende etniciteit en herkomst | 5 jaar | einde dienstverband | Wet stimulering Arbeidsdeelnamen Minderheden - Wet Samen | ||
| Identiteitspapieren van van derden ingeleende vreemdelingen waarvoor een tewerkstellingsvergunning is verleend | 5 jaar | afloop kalenderjaar waarin arbeid door ingeleende vreemdeling is beëindigd | Wet Arbeid Vreemdelingen | ||
Videobeelden van personeel |
|||||
| Document / gegevens | Minimale bewaartermijn | Maximale bewaartermijn | Ingangsdatum bewaartermijn | Vastgelegd in | |
| Beveiligingscamera's | 24 uur | Start opname | Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) | ||
| Opsporingscamera's tbv fraude, diefstal e.d. | zo lang als nodig is voor doel | - | |||
Logfiles computersystemen / e-mail en internetmonitoring |
|||||
| Document / gegevens | Minimale bewaartermijn | Maximale bewaartermijn | Ingangsdatum bewaartermijn | Vastgelegd in | |
| Computersystemen | 6 maanden | Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) | |||
| E-mail / Internet-monitoring | 6 maanden | Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) | |||
Toegangscontrolesystemen / tijdregistratiesystemen |
|||||
| Document / gegevens | Minimale bewaartermijn | Maximale bewaartermijn | Ingangsdatum bewaartermijn | Vastgelegd in | |
| Gegevens mbt tijdsregistratie | 52 weken vanaf de dag van registratie | Arbeidstijdenbesluit | |||
| Gegevens mbt toegangscontrole | 6 maanden nadat recht op toegang is vervallen | Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) | |||
Medische gegevens / Arbo gegevens* |
|||||
| Document / gegevens | Minimale bewaartermijn | Maximale bewaartermijn | Ingangsdatum bewaartermijn | Vastgelegd in | |
| Algemeen | 10 jaar, maar werknemer kan om vernietiging vragen | art. 7: 456 Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst | |||
| Patiëntendossier | 15 jaar | vanaf datum vervaardiging (of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit) | art. 7: 456 Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst | ||
| Kankerverwekkende stoffen en processen, incl gegevens van arbeidsgeneeskundig onderzoek en lijst van werknemers | 40 jaar | na blootstelling | Arbeidsomstandighedenbesluit | ||
| Vinylchloridemonomeer, metingsgegevens / concentratiegegevens van bewakingssysteem | 3 jaar | na blootstelling | Arbeidsomstandighedenbesluit | ||
| Vinylchloridemonomeer, gegevens van arbeidsgeneeskundig onderzoek, lijst van werknemers | 40 jaar | na blootstelling | Arbeidsomstandighedenbesluit | ||
| Benzeen en gechloreerde koolwaterstoffen | 40 jaar | na blootstelling | Arbeidsomstandighedenbesluit | ||
| Asbest, register van blootstelling | 41 jaar | na blootstelling | Arbeidsomstandighedenbesluit | ||
| Zandsteen | 42 jaar | na blootstelling | Arbeidsomstandighedenbesluit | ||
| Lood en loodwit | 43 jaar | na blootstelling | Arbeidsomstandighedenbesluit | ||
| Biologische agentia algemeen | 10 jaar | na blootstelling | Arbeidsomstandighedenbesluit | ||
| Biologische agentia indien infectueus | 10 jaar | 40 jaar | na blootstelling | Arbeidsomstandighedenbesluit | |
| Radioactieve straling | 30 jaar na beïndiging werkzaamheden | mag bewaard worden tot 75e levensjaar | na blootstelling | Besluit Stralingsbescherming |
|
* Medische gegevens dienen onder beheer te zijn van de Arbodienst. Bovenstaande bewaartermijnen gelden
alleen als de Arbodienst de gegevens bewaard. Medische gegevens die in het personeelsdossier zijn
opgenomen vallen onder de bewaartermijnen van personeelsdossiers.